W Polsce ciągle stare, archaiczne i biurokratyczne metody wygrywają z nowoczesnością. Tak jest również ze słynnymi e-fakturami. Dlatego poseł Adam Szejnfeld zwrócił się do Ministra Finansów o zmianę przepisów tak, by ułatwić stosowanie i upowszechnić e-faktury w naszym kraju.

Faktury elektroniczne stanowią atrakcyjną alternatywę dla tradycyjnego fakturowania. Ich użytkownicy mogą czerpać korzyści z konkretnych oszczędności, automatyzacji procesu fakturowania oraz ogólnego wzrostu jakości, a także sprostać coraz powszechniejszym wymaganiom stosowania innowacyjnych technik komunikacji w biznesie. Proces wypierania faktur papierowych przez elektroniczne jest już rozpoczęty. Niestety w Europie i na świecie, ale nie w Polsce – napisał do Ministra Finansów poseł Adam Szejnfeld.

W zapytaniu poselskim posła Adama Szejnfelda czytamy m.in.:

Od czasu uzyskania możliwości stosowania e-faktur przez polskich przedsiębiorców ich popularność na rodzimym rynku ciągle rośnie, jednakże biorąc pod uwagę korzyści, jakie płyną z ich stosowania, wciąż nie jest zadowalająca.

Grupa Ekspertów powołana przez Komisję Europejską w wydanym w Listopadzie 2009 roku raporcie tworzącym Europejskie Ramy Elektronicznego Fakturowania (European Electronic Invoicing Framework (EEIF) opierając się na obserwacjach, przypisuje koncepcji stosowania
e-faktur olbrzymi potencjał w kontekście korzyści jakie mogą one przynieść, przede wszystkim dla przedsiębiorców.

Jednakże pomimo powszechnej akceptacji stosowania e-faktur wyrażającej się w rosnącej popularności tego rozwiązania, według opisywanego raportu, wciąż występuje wiele barier,
w szczególności dla mniejszych przedsiębiorstw.

Jedną z najpoważniejszych przeszkód w popularyzacji e-fakturowania są obostrzenia występujące także na gruncie polskiego prawa dotyczące możliwych sposobów przesyłania
e- faktur. Obecna regulacja dotycząca e-faktur w postaci Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej,
a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur ( Dz. U. Nr 133, poz. 1119 ) przewiduje wyłącznie dwa sposoby przesyłania faktur w formie elektronicznym, a mianowicie opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie
z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. O ile sposoby te gwarantują bezpieczeństwo w wymianie e-faktur, są one jednak nie do końca atrakcyjne ze względu na koszty (podpis elektroniczny) oraz niepowszechność stosowania (EDI).
Jednakże zgodnie z regulacjami europejskimi dotyczącymi e-faktur (Dyrektywa Rady 2001/115/WE z dnia 20 grudnia 2001 r. oraz Dyrektywa Rady 2006/112/EC z dnia 28 Listopada 2006 r.), poza tymi powyższymi regulacjami, które występują expresis verbis w powyższym kształcie, istnieje możliwość określenia (akceptacji) przez Państwa Członkowskie innych sposobów elektronicznego przesyłania faktur przesyłania, o ile zapewniają one autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Również przytaczany wyżej raport Grupy Ekspertów Komisji Ekonomicznej ustanawiający Ramy Europejskiego Elektronicznego Fakturowania, skłania się ku rozwiązaniom ułatwiającym przesyłanie e-faktur; nawołuje do „zrównania praw” tradycyjnych faktur papierowych oraz faktur elektronicznych, poprzez powstrzymanie się od tworzenia bardziej restrykcyjnych wymagań prawnych dla faktur elektronicznych w porównaniu do faktur tradycyjnych.

Wydaje się, że jeśli prawo europejskie dopuszcza stosowanie – a co do tego nie ma żadnych wątpliwości – wszelkich innych technologii informatycznych dla celów fakturowania w formie elektronicznej pod warunkiem, że gwarantują one autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur w formie elektronicznej, to polski rząd niezwłocznie powinien przystąpić do wprowadzenia takich technologii.

Jak wiemy, dyrektywa o podatku VAT dopuszcza inne metody przesyłania i udostępniania faktur elektronicznych niż tylko z wykorzystaniem zaawansowanego podpisu elektronicznego lub EDI. Taką formą może być więc także zastosowanie tzw. zwykłego e-podpisu. Walorem tego rozwiązania jest to, iż nie wymaga nowelizacji ustawy o podpisie elektronicznym ponieważ bazuje na definicji podpisu elektronicznego (tzw. „zwykłego” e-podpisu) z ustawy obecnie obowiązującej. Wprawdzie definicja ta odnosi się do osoby składającej podpis niemniej jednak w imieniu przedsiębiorcy zawsze działają jakieś osoby (np. członkowie organów spółki lub pełnomocnicy itp.) – w tym przypadku osoby upoważnione do podpisywania faktur. Systemy księgowe wystawiające faktury nie są natomiast samoczynne – zawsze to upoważniona osoba ma dostęp do tych systemów (np. PIN, podpis elektroniczny) i uruchamia proces wystawiania faktur elektronicznych. Warunki natomiast nałożone na podpis elektroniczny w powyższym przepisie (tzn. autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz przynależność do wystawcy) – de facto bezwzględnie zbliżają ten podpis do definicji podpisu zaawansowanego z dyrektywy o podpisach i w praktyce to jest właśnie taki podpis.

Proponowane rozwiązanie wydaje się ze wszech miar korzystne i pożądane. Daje bowiem dużą elastyczność co do stosowanych technologii, a jednocześnie nałożone ograniczenia gwarantują zgodność z dyrektywą i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Dodatkowo, nie trzeba z tym rozwiązaniem czekać kilkunastu miesięcy na zmianę przepisów o podpisie elektronicznym (tyle bowiem można się obawiać, że potrwają prace nad nowymi przepisami ustawowymi – po pierwsze ze względu na skomplikowane i trudne przepisy, a po drugie ze względu na konieczność notyfikowania ustawy w KE). Znacznie szybciej i korzystniej byłoby więc sprawę rozwiązać rozporządzeniem Ministra Finansów.

W związku z powyższym poseł Adam Szejnfeld zapytał Ministra Finansów:

Czy Ministerstwo Finansów rozważa umożliwienie stosowania innych form przesyłania faktur elektronicznych poza obecnie obowiązującymi? Jeśli nie, to dlaczego, a jeśli tak, to kiedy możemy spodziewać się wprowadzenia korzystnych zmian?

Krzysztof Andrzejczak
asystent posła Adama Szejnfelda
www.szejnfeld.pl