W naszym kraju odbita pieczątka stanowi nieodzowny element wszelkiego rodzaju dokumentów. Bez niej nie mogą obyć się pisma urzędowe, faktury i rachunki, recepty…
Ale czy rzeczywiście pieczątka powinna nam towarzyszyć? Poseł Adam Szejnfeld zwrócił się do Ministra Finansów z prośbą o zmianę przepisów, które nakazują odbijania pieczątki na wszelkiego rodzaju dokumentach.

W zapytaniu poselskim, które poseł Adam Szejnfeld skierował do Ministra Finansów, ale m.in. do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, czy Ministra Gospodarki, poruszona została bardzo istotna, choć na pierwszy rzut oka wydawałoby by się, że błaha sprawa. W zapytaniu czytamy m.in.: W dobie komputeryzacji i automatyzacji wszelkich procesów, w celu ich ułatwienia i przyspieszenia, wydaje się, że również przepisy prawa oraz administracyjne procedury powinny „iść z duchem czasu”. Nie zawsze jednak tak się dzieje. Na przykład obywatele, w tym także przedsiębiorcy oraz różne instytucje na podstawie ustaw, rozporządzeń oraz norm innego typu, zobowiązani są do używania w Polsce pieczątek. Niestety, przepisy nakazujące używania pieczątek, są najczęściej oderwane od obecnej rzeczywistości i często powodują liczne sytuacje problemowe – napisał poseł Adam Szejnfeld.

W XXI wieku, kiedy komunikacja elektroniczna zdaje się zastępować dotychczasowe metody relacji między różnymi podmiotami, w krajach całego świata odchodzi się od stosowania pieczątki, jako formy potwierdzenia tożsamości podmiotu lub zamieszczania na dokumentach stosownych informacji. Wydaje się, że słusznie. Pieczątka nie jest bowiem przedmiotem, który jest trudno podrobić. Każdy może udać się do zakładu poligraficznego i wyrobić sobie dowolną pieczątkę. Pracownicy takich zakładów nie są zobowiązani, ani nie mają prawa do sprawdzania tożsamości osób, czy też podmiotów, zlecających jej wykonanie. Wydaje się więc, że w takiej sytuacji nie można traktować pieczątek jako dowodu na cokolwiek. Co ważniejsze jednak, wszelkie informacje i dane wprowadzane kiedyś do dokumentu za pomocą pieczątek dzisiaj widnieją już na druku firmowym danego podmiotu, bądź zamieszczane są na dokumencie poprzez wydruk komputerowy. Używanie i przystawianie dodatkowo pieczątek na takich dokumentach staje się więc już niepotrzebnym archaizmem oraz mnożeniem tych samych danych na tym samym dokumencie. – Kontynuuje w swoim zapytaniu poseł Szejnfeld.

Poseł w swoim zapytaniu przytoczył liczne przykłady problemów, które powodowane są przez przepisy nakazujące używania pieczątek. Jednym z nich jest sprawa pewnego mężczyzny, któremu odmówiono sprzedaży leków dla chorego dziecka. Powodem była źle odciśnięta pieczątka kliniki na recepcie. Innym przykładem może być sytuacja, w której znalazło się pewne stowarzyszenie, prowadzące świetlicę dla niepełnosprawnych. Wystąpiło ono z wnioskiem o dotację, która miała być przyznana w ramach organizowanego konkursu. Wniosek niestety odrzucono. Powód? Niewidoczna pieczątka kierownika Zarządu Gospodarowania Nieruchomościami z jednej z dzielnic, na kserokopii umowy najmu lokalu. Stowarzyszenie straciło szansę na uzyskanie 300 tyś. zł oraz popadło w problemy finansowe. Obecnie brakuje tam pieniędzy na opłacenie rachunków, a terapeuci od początku roku pracują za darmo.

Wiele innych przykładów, także tych drobniejszych, znamy z życia, np. odmowa rozliczania przez służby finansowe faktur, albo delegacji z powodu braku pieczątki. Tak najczęściej staje się w przypadku masowo stosowanych w Polsce – i często już wyłącznie na świecie – faktur w postaci wydruków komputerowych. Wszystkie dane wystawcy faktury są umieszczone na wydruku i w takim przypadku nie stawia się już na takich rachunkach dodatkowo pieczątek. Niestety, księgowość polskich firm, a przede wszystkim urzędy i administracja publiczna, często odmawia rozliczenia kompletnej i poprawnej faktury ze względu na brak odrębnie przystawionej pieczątki – napisał poseł.

Pieczątka wydaje się być nieodzownym elementem funkcjonowania każdej instytucji, czy podmiotu gospodarczego w Polsce. Wszyscy przyzwyczailiśmy się, że dokument, na którym nie ma odbitej pieczątki jest niekompletny. Tymczasem w wielu krajach, nie tylko Europy, ale i całego świata odstępuje się od przymusu opatrywania dokumentów pieczątką. Niestety, obowiązujące w Polsce przepisy nadal nakazują jej używania. Przykłady przytoczone przez posła Adama Szejnfelda znakomicie obrazują, że ofiarą tych przepisów najczęściej padają uczciwi ludzie działający w dobrej wierze.

Panie Ministrze, na całym świecie odchodzi się od opatrywania pieczątką faktur drukowanych komputerowo. Często nie wymaga się nawet ich podpisywania (parafowania). W Polsce jednak nadal służby księgowe, np. administracji publicznej wymagają, by faktury, na przykład za nocleg w hotelu, były opatrzone pieczątką. W naszym kraju zdobycie takiej pieczątki nie stanowi jeszcze problemu, natomiast w wielu krajach Europy i świata często jest to wręcz awykonalne. Powodem jest po prostu brak konieczności używania w tych krajach pieczątek – napisał poseł Adam Szejnfeld.

Sprawy, które opisuje na pewno nie należą do największych barier na drodze budowania większej wolności i swobody działalności. Są jednak przykładem, jak często jesteśmy jeszcze w różnych obowiązkach i praktykach oderwani od zmieniającej się na świecie rzeczywistości. Suma natomiast, nawet drobnych, zmian mogłaby sprawić, iż całe nasze życie i działalność mogłyby być w przyszłości łatwiejsze – zastrzegł poseł Szejnfeld.

W związku z powyższym poseł Adam Szejnfeld zapytał ministrów, czy zamierzają zmienić przepisy i odstąpić od wymogu stosowania pieczątek w Polsce.

Szymon Galikowski
Asystent posła Adama Szejnfelda