Według ekspertów obecnie około 5 procent polskich firm ma wdrożone systemy zarządzania jakością zgodne z normami ISO. Dla porównania, w całej UE jest to 30 procent. Mimo tej znaczącej różnicy wśród części przedsiębiorców można zauważyć malejący zapał do wprowadzania standardów.  Czy dziś, siedem lat od wstąpienia przez Polskę do UE wdrażanie norm ISO nadal ma sens?

Przedsiębiorcy jako powód swoich obaw przed normami ISO podają najczęściej mniejszy popyt na rynkach światowych i związaną z tym potrzebę cięcia kosztów. Nie bez znaczenia nadal pozostaje skomplikowania procedura poprzedzająca certyfikację i niechęć pracowników organizacji do wprowadzania jakichkolwiek zmian. Z doświadczenia wiem także, że część kadry zarządzającej, choć do tego się nie przyznaje, rękoma i nogami zapiera się przed wyzwaniami, jakim firma musiałaby stawić czoła wdrażającą normy ISO.

Warto jednak pamiętać, że zarówno poniesione koszty, jak i nakłady organizacyjne muszą się zwrócić, jeżeli tylko normy ISO wdrażamy rozsądnie. Normy ISO w przedsiębiorstwie to wciąż silna karta przetargowa na rynku i symbol wysokiej jakości zarządzania. Dodatkowo efektywnie wdrożony system zarządzania pozwoli na zidentyfikowanie tych obszarów w firmie, w których  można uzyskać redukcję kosztów. Dzięki dokładnemu określeniu odpowiedzialności poprawi się organizacja pracy, a co za tym idzie, zmniejszą się koszty  jednostkowe i wzrośnie konkurencyjności firmy.

Z drugiej jednak strony nie jest to system dla każdego. Zwłaszcza firmy z sektora MSP powinny ostrożnie robić rachunek zysków i strat. Znam paru przedsiębiorców, prowadzących niewielkie przedsiębiorstwa, którzy bez wyraźnego przesłania zdecydowali się na wdrażanie norm i dziś tego żałują. Na pytanie, dlaczego tak postanowili odpowiadają, że myśleli, iż będzie to cudowna recepta na wszystkie bolączki firmy, a przede wszystkim, że dzięki certyfikatom niemal od razu wzrosną obroty ich przedsiębiorstw.

Tymczasem wdrożenie ISO dla małego przedsiębiorstwa prowadzone przez specjalistyczną firmę to wydatek rzędu przynajmniej kilkudziesięciu tysięcy złotych i kilka miesięcy zabiegów. To jednak nie koniec, bo po otrzymaniu certyfikatu trzeba się przygotowywać również na cykliczne audyty. O tym, że uzyskanie certyfikatu nie zawsze procentuje nie wspominają firmy konsultingowe. Wręcz przeciwnie – bywa, że przedstawiają je, jako lek na kłopoty niemal każdego przedsiębiorstwa.

Należy więc sobie przede wszystkim odpowiedzieć na pytanie, czy i w jakim stopniu certyfikat ISO ułatwi nam efektywne kierowanie firmą? Obecnie umiejętności i doświadczenia właścicieli firm są nieporównywalnie większe niż jeszcze 5-10 lat temu. Wówczas przyjmowanie zewnętrznych norm faktycznie mogło być skutecznym sposobem na podniesienie jakości zarządzania. Obecnie jednak część menedżerów kieruje przedsiębiorstwami tak dobrze, że normy ISO nie tylko nie wprowadziłyby zauważalnej poprawy w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, ale w skrajnym przypadku mogłyby nawet kierowanie skomplikować.

Na szczęście ISO dostrzega tez błędy w swoich normach i pracuje nad ich eliminacją. Postęp widoczny jest chociażby w ograniczeniu dokumentowania systemu. To właśnie z myślą o małych firmach powstał udany i elastyczny systemu zarządzania ISO 9001:2008. Wcześniej menadżerowie skarżyli się, że na zbytnie zbiurokratyzowanie i generowania przesadnej ilości dokumentów, bezużytecznych z punktu widzenia efektywności systemu zarządzania. Dochodziło do tego, że aby spełnić np. warunek posiadania przynajmniej 20 udokumentowanych norm, mniejsze firmy tworzyły je na siłę, aby tylko wykazać jednostce certyfikującej spełnienie wszystkich wymagań!

Pamiętajmy jednak, że normy ISO to przede wszystkim  wspaniałe i sprawdzone metody zarządzania, które niejednej małej firmie pozwoliły znaleźć się na zupełnie nowym poziomie funkcjonowania. To rozwiązania przygotowane przez najlepszych ekspertów z biznesu dla innych biznesmenów. Dziś posiadanie certyfikatu ISO przestaje być prestiżem, a staje się czymś naturalnym, dlatego popieram proces wdrażania norm zarządzania w firmach. Trzeba jednak umieć odpowiedzieć sobie na pytanie – czy moja firma naprawdę tego potrzebuje? Jeśli się zdecydujemy na ten ważny krok, nie traktujmy tego jak zło konieczne. Dla tysięcy firm w Polsce normy ISO okazały się wspaniałą inwestycją, która procentuje każdego roku. Jednak, jeśli nie mamy przekonania o takiej potrzebie, to na siłę i bez wiary nie ma sensu tracić czasu.

Adam Szejnfeld

Poseł na Sejm RP

www.szejnfeld.pl